Dans le cadre du fonctionnement de l’administration communautaire, vous aurez en charge l’accueil et la gestion du courrier. Vous serez amené(e) à participer à des missions transverses du service (logistique, parc auto, achat et stock, fournitures, gestion comptable,…)
Vos missions
Accueillir physiquement et téléphoniquement du public:
– Accueillir le public sur place ou par téléphone
– Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Gérer, renseigner et orienter le public :
– Réguler l’entrée des visiteurs et surveiller les accès
– Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaissance parfaite de l’organigramme et des missions des différents services)
Gérer et afficher des informations:
– Vérifier, diffuser, programmer et mettre à jour régulièrement les supports de communication (supports de présentation, écrans bornes d’accueil
Courrier:
– Réceptionner le courrier, assurer son ouverture et son enregistrement
– Réceptionner, orienter les documents relatifs aux ADS, ANAH ou autres et établir les fiches de transmission
Moyens Généraux:
– Gérer les plannings de réservation (salles, véhicules, …) et assurer l’enregistrement des demandes des services
– Assurer l’organisation matérielle des réunions : préparation des besoins pour les services
Budget du service:
– Assurer l’exécution budgétaire du service Moyens généraux sous la responsabilité du chef de service
Votre profil
– Technique d’accueil et règle de communication
– Fonctionnement d’un standard téléphonique, annuaires et internet
– Techniques de communication téléphonique et outil de communication
– Maîtrise des outils bureautiques
– Garant de l’image du service public
– Disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tension dans la relation au public
– Bonnes qualités relationnelles et expression orale
