Au sein d’une équipe de 5 personnes, sous la supervision du responsable commande publique/contrats spéciaux, vous organisez en interne le traitement et la circulation de l’information, le secrétariat général (traitement des courriers, traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, préparation et suivi de dossiers…), la prise de rendez-vous et le standard téléphonique (réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques…). Vous êtes également chargé du contact avec les élus de Valenciennes Métropole pour tout ce qui concerne les marchés publics ou les contrats spéciaux (organisation des CAO, CCSPL, CDSP…). En externe, vous êtes principalement en lien avec les différentes entreprises liées à Valenciennes Métropole dans le cadre d’une procédure de marchés publics ou de contrats spéciaux (DSP, SPL…), ou avec la sous-préfecture (contrôle de légalité).
Vos missions
Vous assurez le secrétariat du service Commande Publique : accueil physique et téléphonique, prise de RDV, secrétariat courant (réservation de salle, tenue de l’agenda, courriers…) et et la gestion des contrats spéciaux . Ponctuellement, vous contribuez à la continuité des missions de l’assistante de la D.A.G. en son absence et à d’autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du service.
Pour le volet Marchés Publics, vos principales tâches sont :
– La préparation et suivi des dossiers
– L’Engagement des dépenses d’avis d’appel public à la concurrence et au service des finances ;
– La réception des plis et élaboration du registre des dépôts
– L’analyse des candidatures
– La constitution des dossiers et dépôt en Sous-Préfecture
– La notification du marché public ;
– L’engagement du marché et / ou du bon de commande ;
– La mise à jour du tableau de suivi des Marchés publics ;
Pour le volet des contrats spéciaux , vous assurez :
– La procédure de passation : rédaction des courriers tels que négociation, rejet…
– Le suivi des inventaires
– La rédaction et l’organisation des CCSPL, CDSP
Votre profil
– Appétence pour les marchés publics et pour la comptabilité publique M14
– Connaissance des Collectivités Territoriales
– Rigueur
– Discrétion
– Maitrise des outils bureautiques (excel, word,…)
– Sens du contact et qualités relationnelles
